Case: boekhouding
Bankmutaties automatisch coderen bij een administratiekantoor
Een kantoor met 340 klantadministraties liet het coderen van bankmutaties door AI doen. Medewerkers controleren nu uitzonderingen in plaats van elke regel.
- −70%
- Handmatig coderen
- 9 → 4 werkdagen
- Maandafsluiting
- 5 maanden
- Terugverdientijd
Situatie
Drie medewerkers waren samen ruim twee dagen per week bezig met het coderen van bankmutaties. Vooral bij kleine ondernemers met veel losse pinbetalingen was het monnikenwerk, en fouten kwamen pas bij de jaarafsluiting boven.
Aanpak
Het kantoor koos een branche-oplossing die direct koppelt met het boekhoudpakket. De eerste maand liep het systeem mee zonder te boeken: medewerkers zagen per mutatie het voorstel en corrigeerden waar nodig. Daarna ging alles boven een zekerheidsdrempel automatisch door.
Resultaat
Ongeveer 70% minder handmatig codeerwerk. De vrijgekomen tijd gaat naar periodieke gesprekken met klanten, iets waar het kantoor eerder niet aan toekwam.
Wat tegenviel
- Klanten met een afwijkende rekeningschema-indeling bleven lastig; die gaan nog handmatig.
- De eerste weken kostte het juist méér tijd, omdat iedereen alles dubbel controleerde.
Les
Niet de technologie, maar de afspraak over de drempel (“wanneer vertrouwen we het voorstel?”) bepaalde het succes.